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【ビジネスメールは重要!】メールマナーを守らないと損をする3つの理由を解説します!

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ビジネスメールで恥を書いていませんか!?

社会人になると、取引先やお客様へビジネスメールを送らないといけない場面に,、ほぼ必ず直面します。

しかし、社会人成りたての頃はビジネスメールの経験が無いため、上司から指導受けたり本やネットを見て勉強してくるよう指示された方も多いのではないでしょうか

そんな私も、ビジネスメールで苦労した1人です。

3回転職したうち、1回目と2回目の会社はアナログな会社でしたので、ビジネスメールを送ることなどほとんどありませんでした。

しかし、3回目の転職先ではビジネスメールを頻繁に使用するため、ここではじめて学ぶこととなりました。

軽い気持ちで考えていたところ、何度も文書について修正させられたり、必ずccで上司のアドレスも加えて送るため、送付後に叱責されたりと嫌な気持ちになったものです。

では、なぜそこまでビジネスメールが大切なのでしょうか。

ここでは、ビジネスメールの重要性について、メールマナーを知らないと損をする理由を解説いたします。

 

 

ビジネスメールのマナーを守る重要性とは!?

ビジネスメールマナーを守らないと損をする理由をそれぞれ解説していきます。

 

信用問題

ビジネスメールは、下手な文章を書くと自分自身だけでなく会社まで不信感を持たれてしまいます。

言い回しなどはもちろん、誤字脱字があることもビジネスマナーにおいて論外です。

お客様の名前を間違えてしまう、または、〇〇様の様が抜けてしまうといった致命的なミスをするとお客様から怒りの電話が来ることもあり、その後の信用が低下してしまいます。

メールは相手の顔や声が分からないため、より慎重にやり取りをする必要がありますし、何より形に残るため後々そのメールを証拠として出されて問題とならないよう、細心の注意を払い送ることが大切です。

証拠として残ることに迷う場合は、上司へ相談してからメールを送信するようしましょう。

 

恥を書く

社会人成りたての頃は、敬語やメールのマナーが守れていなくてもしっかり謝罪すれば、若いから仕方ないと許される場合もあります。

しかし、30歳を超えてくるといい大人がメールの1つも書けないのか?と笑われることがあります。

私は、25歳から勤め始めた3社目の会社でメールマナーを学びましたが、その時ですら当時の社長から馬鹿にされながら笑われました。

この当時を振り返ると、馬鹿にされたことがとても悔しく、本を購入し読みながらメールを覚えたことで、今では一般的なビジネスメールが書けるようになりました。

若い頃は、そんなにビジネスメール重要?と思うくらい注意を受けましたが、今ではいろいろな場面で交流をした方へのお礼メールがスムーズにできようになり、メール相手から信用を得られ仕事につながった実績もあります。

また、クレームやトラブルもメール主体でスムーズに解決できるようになり、新しい仕事へチャレンジしやすくなりました。

ビジネスメールは、会社のためもそうですが、自分自身の評価にも繋がりますので覚えるようにしましょう。

 

部下から馬鹿にされる

会社でビジネスメールを日常的に使用する場合、メールにccを付けたりして社内で共有することがあります。

そのメールが誤っている場合、部下から「間違ってますよ」と指摘されたり、上司から叱責を受けることがあるでしょう。

一度間違ったくらいは人間なので仕方ないこともありますが、私の経験的に一度間違った人は、意識的に気を付けないとまた同じミスをします。

同じミスを繰り返すと、部下からまた「あの人間違えている」と失笑させて面目丸つぶれです。

とくに、敬語の使い方と誤字脱字は間違いやすいので注意が必要です。

誤字脱字は、漢字変換機能が過去を記憶して表示されてしまうこと、敬語の間違いは癖となっているからです。

間違いやすい人は少し声をだしたり、間違っているところがあるという意識でメールを見返してから送信する癖をつけましょう。

 

まとめ: 【ビジネスメールは重要!】ビジネスメールを守らないと損をする3つの理由を解説

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ビジネスメールは大切です!

ビジネスメールの重要性について解説しました。

ビジネスメールはある程度の共通マナーはありますが、ふわっとしたルールが多いのも事実です。

メール慣れしてくると分かることもありますが、メールを確認する上司や相手側の受け取り方次第でメールの良し悪しが判断されるという点も忘れてはなりません。

前職ではこのビジネスメールで良かったことが、転職したら新しい上司からダメ出しをされるなんてこともあるでしょう。

そんな時は、指摘されたことを本やネットでよく調べて精査しメールのマナーを自分なりに勉強するようにすることをおすすめします。

ビジネスメールの基礎をしっかり把握している方は意外と少ないものです。

ビジネスメールを100%完璧な上司は少なくそして臨機応変が求められる難しさもあるため、ここを完璧にできれば上司や周りからの信頼もグッと上がります。

信頼が高まれば、上司からメールの内容を指摘受けることも少ないでしょう。

ビジネスマナーを覚えて、ステップアップしていきましょう!

 

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